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sábado, 1 de septiembre de 2007

Inicio: QUE SON ARCHIVOS

QUE SON ARCHIVOS ?

Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte.

Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.









¿Qué es una Archivo Electrónico?
Es un conjunto de datos que se almacenan bajo un determinado formato; puede ser guardado en el disco duro de la computadora o en algún otro medio de almacenamiento como disquete, disco compacto, unidad ZIP, etc.


CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

· Permanentes o Maestros:
Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

· De Movimientos
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

· De Maniobra o Trabajo

Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.



TIPOS DE ARCHIVOS

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.

· SEGÚN SU FUNCION

Se define por:

a.- Archivos Permanentes:

Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:

Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

b.- Archivos de Movimiento

Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

c.- Archivo de Maniobra o Transitorio

Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

· SEGÚN SUS ELEMENTOS

a.- Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.
b.- Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la computadora.
Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

c.-De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.

d. Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

e. Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.


Los archivos se encuentran organizados lógicamente como una secuencia de registros de varias longitudes diferentes.

· Los archivos de registros de longitud fija: son los que almacenan la información en los archivos mediante un encabezado y luego se introducen uno a uno los registros ubicados en posiciones consecutivas.
· Los registros de longitud variable: es el almacenamiento de registros de varios tipos en un archivo y permite uno o más campos de longitudes variables y dichos campos pueden ser repetidos. La longitud de los registros debe estar definida correctamente para poder leer y escribir de forma efectiva.

Parte II: SISTEMA DE MANEJO DE ARCHIVOS




SISTEMA DE MANEJO DE ARCHIVOS

Tiene las siguientes funciones:
· Controla los datos en almacenamiento secundario
· Proporciona al usuario una abstracción de cómo se manipulan los datos internamente
· Proporciona independencia de E/S con los dispositivos
· Soporte de compartición, protección, recuperación de archivos y posibles caídas del sistema
· Transmisión de datos de memoria principal a secundaria

Los archivos de una empresa pueden almacenarse en diferentes dispositivos. Todos los archivos se pueden almacenar por medio de directorios, que no son otra cosa más que tablas de símbolos de archivo, los directorios se pueden utilizar de dos formas:

· Directorio De Nivel Único O Directorio Plano: Con este método, se almacenan todos los archivos en un solo nivel, este método en sistemas donde el volumen de archivos no es grande
· Directorio Jerárquico: Los archivos son almacenados por medio de directorios, esta clasificación se de acuerdo a la conveniencia del usuario o de la empresa. La estructura tiene una forma de árbol con raíz, este método es el más utilizado debido a que la revisión o búsqueda se realiza de forma sencilla.

Para accesar a los archivos que se almacenan en un sistema jerárquico, el usuario debe indicar el o los directorios que se deben recorrer para localizar el archivo deseado, a esto se le denomina ruta de acceso del archivo. La ruta de acceso puede ser de dos formas:
Ruta absoluta.- Este tipo de ruta de acceso inicia siempre con una diagonal invertida
C:\Edit c:\SOS\sistemas\report.txt
Ruta relativa.- Este tipo de ruta de acceso realiza la búsqueda del archivo en el directorio de trabajo actual, si el archivo no se localiza aquí, el S.O. lo buscará en los directorios especificados en el PATH de un archivo con extensión .BAT.
C:\Edit report.txt

ENFOQUES GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Enfoque de acceso secuencial: Se refiere al procesamiento de los archivos de acuerdo con el orden específico. Ejemplo archivo secuénciales y de texto.

Enfoque de acceso Directo Permite recuperar registros individuales sin leer otros registros del archivo, ejemplos archivos indizados.

Archivos Indizados: Es la aplicación de incluir índices en el almacenamiento de los archivos; de esta forma nos será más fácil buscar algún registro sin necesidad de ver todo el archivo.

Un índice en un archivo consiste en un listado de los valores del campo clave que ocurren en el archivo, junto con la posición de registro correspondiente en el almacenamiento masivo.

MEDIDAS DE UTILIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Para utilizar un archivo debemos tener en cuenta:

Índice de Volatilidad: Un archivo es volátil cuando tiene un alto porcentaje de adiciones y supresiones debido al ingreso o eliminación de registros respecto al número promedio de registros que haya en el archivo.

Índice de Actividad: Un archivo es activo cuando tiene un alto porcentaje de utilidad sea de actualización o consulta en un periodo de tiempo fijo respecto al numero promedio de registro que se encuentran en el archivo.

El índice de actividad suele emplearse para saber si un archivo puede explotarse como una organización secuencial o relativa.

Archivos de acceso directo (con tipo): Los archivos tipeados (con tipo), también llamados archivos binarios, contienen datos de tipo simple o estructurado, tales como integer, real , record, etc., excepto otro tipo de archivos.

Los archivos con tipos están estructurados en elementos o registros (record) cuyo tipo puede ser cualquiera. A los elementos de estos archivos se accede directamente, al no situarse éstos en posiciones físicamente consecutivas, sino en posiciones lógicas. Esta es la razón por la cual se les denomina archivos de acceso aleatorio o directo. Los elementos de los archivos aleatorios son de igual tamaño y el término acceso directo significa que es posible acceder directamente a un elemento con solo especificar su posición

Parte III: DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS




DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS


Utilizando digitalizadores de alta resolución y capacidad, se convierten documentos y planos en papel, en archivos digitales no modificables. Logrando transformar cualquier tipo de documento existente en físico, en archivos digitales de fácil manejo y almacenamiento



Logra transformar cualquier tipo de documento existente en físico, en archivos digitales de fácil manejo y almacenamiento.



Digitalización en masa de grandes cantidades de documentos de forma continua, de esta manera se obtienen paquetes de imágenes no identificadas con los documentos originales de forma individual, sino de manera agrupada. Esta metodología funciona perfectamente para realizar copias de archivos muertos o de información de poco uso o cualquier otra información valiosa, que pudiera ser afectada de manera permanente por causas externas imprevistas


Digitalización de documentos de forma individual , obteniendo un archivo por documento en formato de paquete TIFF o Acrobat PDF. Esto es conveniente para resguardar documentos que son consultados con frecuencia ya que permite ubicar de acuerdo al nombre y ubicación al documento y consultar su contenido de manera inmediata y de forma continua.



Digitalización de documentos de forma individual autoindexados, obteniendo un archivo Acrobat PDF por documento de múltiples páginas, con un índice en el propio archivo que permite una fácil y rápida navegación dentro del documento, indicado para documentos extensos de mucha consulta como manuales técnicos, expedientes, libros, etc.



AUTOMATIZACIÓN DE MANUALES EN PDF


Consiste en la digitalización de manuales y material de consulta en general, aplicando las mas avanzadas herramientas de automatización de búsquedas de contenido y de navegación dentro de la publicación digitalizada. Ideal para publicaciones de manuales de partes y reparación de ensambladoras de vehículos, manuales de usuario y todo tipo de documentos de consulta frecuente.

Importante aplicación en la preservación de bibliotecas de libros antiguos, documentos históricos y hemerotecas de diarios y publicaciones periódicas tipo revistas.



METODOLOGÍA DE TRABAJO






VECTORIZACIÓN DE PLANOS










A partir de un plano en papel previamente digitalizado, consiste en convertir un archivo de imagen de un plano ( tiff, jpeg, etc. ) en un archivo de elementos vectoriales en el formato que se necesite (CAD- Diseño Asistido por Computador) que es 100% editable.







METODOLOGÍA DE TRABAJO








Parte IV: OPERACIONES GENERALES

OPERACIONES GENERALES QUE SE REALIZAN SOBRE UN ARCHIVO

Las operaciones generales que se realizan son:

Creación. Escritura de todos sus registros.

Consulta. Lectura de todos sus registros.

Actualización. Inserción supresión o modificación de algunos de sus registros

Clasificación. Reubicación de los registros de tal forma que queden ordenados según determinados criterios.

Borrado. Eliminando total del archivo, dejando libre el espacio del soporte que ocupaba.



APLICANDO EL DIAGRAMA DE CASOS DE USO tenemos: